Aziende: come accelerare il flusso di lavoro dei contratti

Lo sviluppo di ecosistemi sempre più digitali nel settore legal contribuisce a incrementare le aspettative dei clienti, oggi alla ricerca di servizi all'avanguardia, soprattutto per ciò che concerne gli aspetti contrattuali.

Parallelamente, in assenza di una fase di management innovativa, professionisti e studi legali rischiano di essere tagliati fuori dalla digitalizzazione, arenandosi in processi ormai obsoleti, responsabili di una cattiva gestione dei contratti.

Ad assicurare risultati migliori, in linea con le esigenze di un'utenza sempre più digitalizzata sono i software gestione contratti, soluzioni sviluppate da tech company specializzate come TeamSystem, che permettono di raggiungere nuovi obiettivi di efficienza, favorendo un’ottimizzazione del processo a 360 gradi.

Contract management: come i software aiutano a velocizzare la gestione dei contratti

Un software di contract management è una soluzione altamente digitalizzata che permette di accelerare la gestione contrattuale e raggiungere nuove prospettive operative.

Un sistema così innovativo offre l'opportunità di inaugurare un nuovo modo di fare impresa, che contribuisce a migliorare i flussi di lavoro e a perseguire un nuovo livello di qualità.

È soprattutto grazie a un'infrastruttura innovativa, sviluppata per ridurre la complessità nell'organizzazione della catena del valore, che i software di contract management hanno la capacità di efficientare il flusso di lavoro necessario per migliorare la gestione dei contratti.

Il sistema, che prevede un approccio assai distante dai classici processi manuali, si basa in particolare su una fase di management standardizzata, che, a differenza di ciò che prevede una gestione automatizzata, ha il vantaggio di fondare la sua efficienza sul contributo offerto dall'elemento umano. 

Tutto ciò permette di massimizzare le capacità dei professionisti tramite l'efficienza di una gestione contrattuale di ultima generazione, migliorando le fasi di supervisione e accorciando il divario tra professionisti e tecnologia.

Inoltre, grazie alla possibilità di garantire una migliore gestione documentale, questi sistemi assicurano un processo amministrativo più snello in tutte le fasi contrattuali, limitando ogni genere di errore e soddisfacendo tutti i requisiti richiesti alla contrattualistica.

Software contract management: funzionalità e applicazioni

L'implementazione nello studio legale di un sistema di contract management permette ai professionisti di redigere, rivedere e confermare ogni genere di accordo contrattuale. Veloce e intuitivo, un software di questo tipo offre l'accesso a una piattaforma digitale, che permette di gestire ogni attività in un ambiente condiviso, regolato da un processo di autorizzazione strutturato in ottemperanza al Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali.

Naturalmente, i migliori software si integrano prettamente con gli altri strumenti aziendali, per velocizzare i flussi di lavoro, agevolare la collaborazione e offrire un'esperienza di gestione più dinamica e conforme ai regolamenti aziendali.

Inoltre, con un programma di contract management è sempre possibile monitorare lo stato di avanzamento del contratto in modo da avere un'immediata visione delle attività già eseguite, degli utenti che le hanno completate e delle azioni ancora da attuare, in linea con le specifiche tempistiche contrattuali. 

Un ulteriore vantaggio è dato dalla fascicolazione automatica della posta elettronica all'interno delle pratiche di riferimento, che permette di disporre di un ambiente centralizzato, in cui visualizzare facilmente l'avanzamento, gli allegati, i pregressi e tutto ciò che serve per restare sempre aggiornati. 

A semplificare la fase di lavoro, anche possibilità di impostare le scadenze, di sincronizzare diversi calendari e fruire di innovative funzionalità di backup, che mettono i documenti al riparo da rischi e da ogni potenziale perdita dei dati. Infine, nei migliori sistemi, grazie a i servizi di business intelligence, è possibile avere accesso a grafici statistici e di gestione, che aiutano a valutare l'attività e a individuare tempestivamente ogni genere di inefficienza.